Gdy na miejsce kolizji drogowej zostanie wezwana Policja, to zwykle efektem jej ustaleń jest sporządzona notatka urzędowa.
W notatce służbowej funkcjonariusz Policji zamieszczane takie dane jak: informacje personalne uczestników kolizji, czy innego zdarzenia drogowego. Dane te obejmują zazwyczaj także informacje o posiadanych polisach OC – jej numer i nazwę ubezpieczyciela. Dalej zamieszczany jest krótki opis zdarzenia, kto gdzie kiedy i o jakiej godzinie w kogo wjechał oraz informacje o skutkach postępowania mandatowego, tj. czy jeden lub więcej uczestników kolizji drogowej zostało ukaranych mandatem, czy też sprawa zostanie skierowana do dalszego procedowania.
Jest także przyjęte, iż w sporządzanej notatce już w momencie podjęcia czynności wyjaśniających na miejscu kolizji komunikacyjnej, wskazywany jest określony sprawca wykroczenia, któremu Policjant przypisuje winę za zaistniałe zdarzenie.
Często zatem notatka służbowa interweniujących na miejscu wypadku komunikacyjnego jest jedynym dowodem poczynionych ustaleń.
Na jej podstawie po pierwsze może być wszczęte postępowanie o wykroczenie przeciwko sprawcy wypadku, o ile nie został on jeszcze ukarany mandatem. Po drugie jest ona bardzo istotnym dokumentem w procesie likwidacji szkody – czyli procesie dochodzenia odszkodowania lub zadośćuczynienia od ubezpieczyciela.
Poszkodowany w wypadku musi przed ubezpieczycielem uprawdopodobnić fakt zajścia zdarzenia oraz sprawstwa ubezpieczonego w danej ubezpieczalni kierowcy.
Tak więc praktycznie zawsze zgłaszając szkodę w zakładzie ubezpieczeń najpierw poszkodowany w kolizji powinien uzyskać z Policji odpis notatki, którą następnie przedstawia ubezpieczycielowi.
Notatka służbowa, mimo iż jest bardzo ważnym dokumentem, to jednak nie zastępuje wyroku sądu. Oznacza to, iż każdy z uczestników zdarzenia drogowego opisanego w policyjnej notatce urzędowej może przebieg tego zdarzenia zakwestionować.
Po pierwsze obecni na miejscu zdarzenia Policjanci mogli sie pomylić co do określenia sprawstwa wskazanego przez siebie uczestnika zdarzenia. Po drugie Policjanci mogli przegapić część materiału dowodowego, nie zebrać wszystkich śladów, czy po prostu mogło im się nie chcieć przeprowadzać drobiazgowego postępowania.
Tak więc może się zdarzyć i w zasadzie zdarza się bardzo często, iż sprawca wskazany przez Policję fakt ten kwestionuje.
Wówczas rzeczywisty przebieg wypadku drogowego ustala biegły z dziedziny rekonstrukcji wypadków drogowych często dopiero po przeprowadzeniu bardziej szczegółowego postępowania, w tym przesłuchania świadków zdarzenia.